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VII Incontro Mondiale delle Famiglie - Milano 2012

Dal 30 Maggio al 3 Giugno 2012 si è tenuto a Milano il VII° Incontro Mondiale delle Famiglie, dal titolo "La Famiglia: Il lavoro e la festa" con la presenza di Papa Benedetto XVI. Famiglie provenienti da tutto il Mondo hanno partecipato nei giorni 30, 31 Maggio e 1 Giugno al Congresso Internazionale Teologico Pastorale, con il suo culmine nella Messa presieduta dal Papa domenica 3 Giugno, presso l'aeroporto di Bresso - Parco Nord.

Esigenza

Smistare oltre 5.000 congressisti su 80 pullman diretti in 7 località della Lombardia in meno di 2 ore.

Soluzione

Ogni congressista era in possesso di un badge identificativo con barcode e si era preventivamente iscritto alla città di destinazione. Presso ogni gate di imbarco era posizionato un volontario dotato di terminale Honeywell connesso in WiFi ad un server centrale, contenente le anagrafiche di tutti i congressisti e di tutti i pullman. In base alla dimensione del pullman da riempire, si iniziava la lettura e l'imbarco dei congressisti. La lettura consentiva la tracciabilità del congressista su quel determinato pullman. Il software gestiva tutte le casistiche e gli errori possibili: congressista in coda per una destinazione errata con possibilità di variazione della destinazione, chiusura e partenza anticipata di un pullman non pieno, possibilità di inserire un congressista non presente in anagrafica, tutto quanto tenendo sempre sotto attento controllo il numero dei posti massimi possibili (pullman prenotati) per una determinata destinazione. Alla chiusura di un pullman veniva stampata una lista con tutti i partecipanti. In questo modo il volontario di accompagnamento aveva disponibile l'elenco aggiornato delle persone imbarcate sul pullman, per assicurarsi soprattutto al rientro di non “perdere” persone e l'organizzazione aveva registrato per motivi assicurativi e organizzativi dove e in quale pullman erano i congressisti. Il servizio di HT STONE comprendeva inoltre la gestione di due InfoPoint presso il salone di smistamento. Qui, presentando il proprio badge, ogni congressista aveva modo di farsi accompagnare da un volontario fino al corretto imbarco.

Key Benefits

Grazie alla soluzione studiata, al team di HT STONE e a tutti i volontari ufficiali di Family2012 impegnati ai gate di imbarco, agli info point e nel salone di smistamento, tutto si è svolto con successo. Entro i tempi previsti tutti i congressisti erano correttamente imbarcati e tutte la casistiche gestite. Ma soprattutto nessun congressista smarrito o giunto ad una destinazione errata nonostante la presenza di migliaia di persone provenienti da tutto il mondo con le ovvie difficoltà linguistiche.

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